DMS - Dokumentenmanagement

Das DMS ist eine CAIGOS Fachanwendung, die zur Erfassung, Verwaltung, Archivierung, Historisierung und zum einfachen Wiederauffinden von elektronischen Dokumenten dient.

Das Besondere

CAIGOS-DMS ist ein Dokumenten-Management-System mit integrierten geografischen Such- und Ablagekriterien.

Die im DMS archivierten Dokumente können an jedes beliebige CAIGOS Objekt und an jeden Datensatz angehängt werden. Hierzu wird das DMS automatisch in allen Tabellen und Untertabellen aller CAIGOS Fachanwendungen zugeschaltet und steht somit an jeder beliebigen Stelle unter CAIGOS zur Verfügung.

Das DMS arbeitet Hand in Hand mit dem CAIGOS-SuchCenter, durch das das leichte Wiederauffinden von Dokumenten gewährleistet ist. Zusätzlich ergibt sich durch den Einsatz des SuchCenters der Vorteil, eines direkten Bezugs zur Karte und somit stehen die Informationen ohne Zwischenschritt im Web zur Verfügung.

Weiterhin bietet das DMS eine Programmierschnittstelle mit deren Hilfe Drittanbieter die Möglichkeit haben, Dokumente in das System aufzunehmen und auch wieder abzufragen.

Erfassung von Dokumenten

Dokumente können auf verschiedene Arten ins System aufgenommen werden. Zum einen existiert die Möglichkeit der manuellen Erfassung und der direkten Archivierung des neu entstandenen Dokumentes ins System. Das DMS überwacht hierzu die Fremdprogramme, mit denen das Dokument bearbeitet wird.

Als zweite Möglichkeit können bereits existierende Dokumente über eine komfortable Importfunktion ins System integriert werden. Als dritte und letzte Möglichkeit steht die Scan-Funktion zur Verfügung, die eine sehr elegante Art und Weise bietet, um Dokumente (auch stapelweise) in Papierform als elektronische Dokumente einzubinden.

Verwaltung von Dokumenten

Alle Fremdprogramme, die im DMS genutzt werden sollen, müssen mit den entsprechenden Datenformaten angemeldet werden. Das DMS nutzt bewusst nicht die Windows-Registrierung, da es mehrere Programme pro Datenformat verwaltet und nur so die volle Kontrolle über die gestartete Anwendung haben kann. Weiterhin werden globale Vorlagen oder tabellenbezogene Vorlagen je Fachanwendung verwaltet. Dieses Vorgehen ermöglicht die komfortable Neuerfassung von Dokumenten ganz unterschiedlicher Thematiken mit genau vordefinierten Schablonen. Natürlich sind die Vorlagen frei definierbar und von der Anzahl her unbegrenzt.

Archivierung von Dokumenten

Zur Archivierung von Dokumenten können mehrere Schlagworte pro Dokument seitens des Anwenders frei vergeben werden. Das System weiß zu jedem Zeitpunkt, mit welchem Objekt bzw. Datensatz die Verknüpfung stattgefunden hat. Die Vergabe von Schlagworten (Verschlagwortung) erfolgt entweder direkt nachdem das System die Erfassung eines neuen Dokumentes festgestellt hat oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt mit den mächtigen Standardwerkzeugen aller CAIGOS Fachanwendungen.

Historisierung von Dokumenten

Die grundsätzliche Entscheidung, ob ein Dokument historisiert werden soll, kann für jedes Dokument separat getroffen werden. Entscheidet man sich für die Historisierung, übernimmt das DMS alles weitere. Hierzu gehören unter anderem die automatische Ablage des Vorgängerdokumentes, die Versionierung in der Datenbank und, nicht unwesentlich, die Erkennung des Zeitpunktes, wann das geänderte Dokument ins System übernommen werden muss.

Recherche von Dokumenten

Das Suchen und vor allem das Finden von Dokumenten ist ein ganz entscheidender Punkt in einem DMS. Deshalb bietet das System nicht nur eine, sondern drei Arten der Suche an. Hier ist an erster Stelle die Möglichkeit über das CAIGOS-SuchCenter zu nennen, das es über einen Assistenten ermöglicht, eigene Suchanfragen zu definieren. An zweiter Stelle stehen die Suchwerkzeuge in den jeweiligen CAIGOS Fachanwendungen mit ihren Verknüpfungen zum DMS und die Suchmöglichkeiten, die das System außerdem noch auf der grafischen Seite bietet. Als dritte und letzte Möglichkeit stehen die DMS-Tabellen selbst zur Verfügung, die, da das DMS ebenfalls eine CAIGOS Fachanwendung ist, über die gleichen mächtigen Standard-Suchfunktionen verfügen wie alle anderen Fachanwendungen.