Vorgangsbearbeitung

WorkFlowManager (WFM) - Automatisierung der Arbeitsprozesse

Die Effizienz eines Systems hängt nicht nur von den einzelnen Funktionen ab. Vielmehr sind die Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte und damit wiederholten Eingaben oder auch wiederkehrende Suchen von Funktionen ein erheblicher Zeitfaktor. Mit CAIGOS-WFM steht ein Organisationswerkzeug zur Verfügung, mit dem Arbeitsabläufe gestaltet und optimiert werden können und das über den Tellerrand von CAIGOS hinaus blickt – mit enormer Zeitersparnis.

Verwaltungsautomation

Wir sind selbstbewusst genug zu sagen, dass die Funktionalität von CAIGOS so umfänglich ist, dass eine weitere Optimierung und Effizienzsteigerung nur noch durch die geschickte Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte erfolgen kann. Eine solche Steuerung von Arbeitsabläufen nennt man Workflow. Insbesondere in den öffentlichen Verwaltungen wird über Projektförderung für die Verwaltungsautomation diese Idee vorangetrieben.

Arbeitsweise, die ersten Schritte

Doch zunächst zur grundsätzlichen Arbeitsweise. Es wird eine eigene Fachanwendung zur Verfügung gestellt, die fachübergreifend alle Daten und Funktionen des Systems erreicht. Hierin sind die Funktionen wie in einem Katalog aufgelistet.

Diese können ausgewählt, in einer Liste komponiert und parameterisiert werden.

Die Regeln

Der so entstandene Arbeitsablauf ist wie ein Makro zu verstehen, dem bestimmte Regeln zugrunde liegen:

  • Aus einem Makro können CAIGOS-Funktionen und Makros aufgerufen werden.
  • Aus einem Makro können ELaP-Scripts aufgerufen werden. Es wurden ELaP-Erweiterungen eingebracht.
  • Da der Workflow „über“ den Fachanwendungen und den Funktionsaufrufen steht, stehen globale Variable zur Verfügung, die durch das Workflow-System genutzt werden.
  • Es können Auswahlboxen und Sprungbefehle zur interaktiven Steuerung verwendet werden.
  • Es können SQL-Prozeduren aufgerufen werden.
  • Aufruf von MS-Office Programmen und Funktionen und anderen Anwendungen.
  • Die einzelnen Workflows können Gruppen von Workflows zugeordnet werden.
  • Den Workflows kann man eigene Icons zuordnen.
  • Es können mit Einschränkungen Betriebssystemaufrufe erfolgen.

Beispiel eines Makros

Das Resultat der Komposition einer Ablaufsteuerung lässt sich am besten im realen Beispiel aus einem Pilotprojekt darstellen. Dem geübten CAIGOS Anwender wird die die Logik sofort ersichtlich sein.

Beispiel eines Makros aus der Bodenschätzung: Anlegen von Grablöchern (GL)

Pos.

GIS/FS

Aktion

0100

G

Fläche digitalisieren

0600

Fläche nur gültig wenn …

0200

F

Flächendatensatz anlegen

0300

genau 1 best. GL vorhanden 0400 sonst 0700

0400

F

Datensätze best. GL und Fläche verbinden,

0500

F

Datensatz best. GL updaten (Statistik, mitlaufende GL)

0600

F

Maske best. GL zur Änderung öffnen (WZ1, WZ2 usw.)

0600

GOTO 3500

0700

Bestimmendes GL aus ‚Umwidmung’ 0800 oder ‚Neuanlage’

0800

Umwidmung Stich 0900 oder unbest. GL 1900

0900

Datensatzauswahl aus GIS 1000 oder Fachschale 1200

1000

G

Stich im GIS auswählen

1100

GOTO 1300

1200

F

Filter auf ‚Stich’ – Stich aus Fachschale auswählen

1300

G

Stich im GIS in Ebene best. GL

1400

F

Datensatztyp auf Best. GL,

1500

F

neue Grabloch-Nummer bilden

1600

F

Datensatz updaten

1700

GOTO 3400

1900

...

Unmittelbarer Nutzen

Damit ist die grundsätzliche Arbeitsweise bereits dargestellt und man erkennt schnell die Kraft, die hinter der Idee des Workflow-Managers liegt. Wir wollen auf den wesentlichen Nutzen im Detail eingehen.

Ablaufsicherheit

Komplexere Arbeitsabläufe können für Benutzer, die gelegentlich mit dem System umgehen, wesentlich vereinfacht werden. Sie werden vom System durch die Komplexität geführt ohne durch diese belastet zu werden, was zu einer erheblichen Fehlervermeidung, Sicherheit und Beschleunigung der Arbeitsschritte führt.

Alle Benutzer arbeiten nach den gleichen Vorgaben und Richtlinien, was für die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Bescheiden sogar von rechtlicher Bedeutung ist. Umgekehrt können gefundene Optimierungen in den Arbeitsabläufen allen Benutzern mit einem mal zur Verfügung gestellt werden – in dem man einfach das Makro zum Arbeitsablauf allen zur Verfügung stellt.

Datenkonsistenz und Transaktionen

Um das Problem der Datenkonsistenz zu verdeutlichen, bemühen wir ein allseits bekanntes Thema. Idealerweise gehört zu jedem geometrischen Objekt genau entsprechender Fachdatensatz. Mit dem Workflow-Manager ist es nun möglich, bei der Erfassung der Daten den Anwender zur Eingabe beider Bestandteile zu „zwingen“ – über die Grenzen der dafür zuständigen Anwendungen hinaus. Der Vorgang wird entweder in seiner Vollständigkeit oder überhaupt nicht abgeschlossen. Was aber, wenn man auf halbem Wege feststellt, dass der Vorgang nicht als Ganzes abgeschlossen werden kann? Dann leistet das System die Rücksetzung in den Anfangszustand. Man nennt diesen Vorgang einen „rollback“, die Wiederherstellung des zeitlich nächsten konsistenten Zustandes.

Der Rücksetzungsmechanismus gilt auch für die SQL-Aufrufe, die aus den Workflow-Makros aufgerufen werden. Damit ist dann sichergestellt, dass Sachdaten, die nicht direkt von CAIGOS gemanagt werden, ebenso konsistent gehalten werden können. Die Konsistenz der Daten bezieht sich also nicht nur auf die Geometrie der Daten sondern erstreckt sich über alle erreichbaren SQL-Datenbestände.

Fachübergreifende Arbeitsprozesse

Für Gelegenheitsbenutzer sind einzelne Fachanwendungen oft zu komplex. Dennoch werden die Daten aus anderen Projekten oder Fachbereichen benötigt. Um den Zugriff auf solche Bestände und die Interaktion mit den Anwendungen einfach zu gestalten, empfiehlt sich der Einsatz des Workflow-Managers. 

Es können somit Bearbeitungen möglich gemacht werden, die ohne diese Automatisierung zwingend eine spezielle Einarbeitung in die jeweilige Fachanwendung erforderlich machen würden.

Weitere Einsatzfelder

Ein weiteres Arbeitsfeld, das sich mit dem Workflow-Manager sehr gut optimieren lässt, sind Datensicherungen. Wiederkehrende Sicherungen lassen sich transaktionsorientiert und konsistent abspeichern. Das hilft insbesondere bei projektbezogenen Sicherungen, in denen Geometrie und Sachdaten als eine Einheit betrachtet werden müssen.

Häufig sind Benachrichtigungen oder Bescheide an eine Gruppe von Bürgern erforderlich, wie z. B. bei der Erhebung von Anliegerbeiträgen. Hierzu nutzt man sinnvoller Weise die Funktion von Serienbriefen. Der gesamte Prozess kann mit einem Workflow gesteuert werden. Lediglich die Auswahl der Gebiete muss vorgenommen werden, alles andere kann automatisch ablaufen.

Einbettung in CAIGOS

Der Workflow-Manager ist eine selbständige Fachanwendung und unterliegt damit den Berechtigungen, die durch den CAIGOS-Explorer und den Adminer gesteuert werden. Es liegt in der Natur der Sache, dass es für diese Fachanwendung keine Projektzuordnung gibt.